چگونه چک لیست خود را مدیریت کنیم و ده راهکار برای انجام همه‌ی کارها

چگونه چک لیست خود را مدیریت کنیم و ده راهکار برای انجام همه‌ی کارها

گاهی اوقات احساس می‌کنید، در یک روز زمان کافی برای انجام همه‌ی کارهایتان ندارید و هنگامی‌که بیست مورد از آن‌ها را لیست کرده‌اید، فشار زیادی را احساس می‌کنید. این میزان استرس‌ِ غیر لازم، غالباً می‌تواند منجر به فرسودگی شود. حقیقت این است که وقتی با چک لیست مواجه می‌شوید، یک‌راه درست و یک‌راه غلط پیش روی خود دارید. هیچ تابلوی ایست قرمز رنگی جلوی کارهایی که می‌توانید انجام دهید وجود ندارد. اشکال عمده در پر کردن چک لیست با هر چیزی است که به ذهنتان می‌آید. در مقابل، راه درست در تمرکز کردن روی پروژه‌های کمتر و مؤثرتر، اولویت‌بندی کارها و متوقف کردن «بله» گویی به هر کاری است.

۱٫ «نه» گفتن را شروع کنید.

گاهی اوقات برایمان سخت است «نه» بگوییم. همه‌ی ما دوست داریم به دیگران کمک کنیم اما گاهی وقت‌ها باید خودمان را در اولویت قرار دهیم. در حقیقت وقتی شما همیشه «بله» می‌گویید و دائماً موارد بیشتری را به چک لیست خود اضافه می‌کنید، درنهایت آن‌قدر خودتان را آسیب‌پذیر می‌کنید که به‌راحتی می‌تواند باعث فرسودگی کاری شما شود. وقتی کسی از شما می‌خواهد که به او در کاری و یا در پروژه‌ای یاری رسانید، برنامه‌ها و اولویت‌های خود را بررسی کنید و درباره‌ی این تصمیم که کاری برای او انجام دهید یا خیر واقع‌بین باشید.

۲٫ واقع‌بین باشید.

موقع نوشتن چک لیست، به‌جای اینکه فوراً همکاری را به ذهن بسپارید، دقیق و واقع‌بین باشید. از خود سؤالاتی مانند این‌ها بپرسید: مهم‌ترین کار هایی که امروز باید انجام بدهم کدم‌اند؟ هرکدام از این‌ها به شکلی واقع‌بینانه چه مدت‌زمانی از من وقت می‌گیرند؟ کدام کار ها را تا فردای توانم به تعویق بیندازم؟با نوشتن و اولویت‌بندی وظایفی که در آن روز باید انجام بدهید و اختصاص دادن وقت کافی برای تنظیم این فهرست، کمتر احساس فشار می‌کنید و حس موفقیت شما بیشتر می‌شود.

۳٫ تمرکز کردن روی کیفیت نه کمیت

نوشتن چک لیست، راهی علی جهت کمک به متمرکز و فعال ماندن است، اما راهی برای چپاندن میلیون‌ها کار در یک روز نیست. خیلی مهم است که شما از کامل و باکیفیت انجام شدن کار خود اطمینان حاصل کنید. این ذهنیت را به خاطر بسپارید که «کیفیت برتر از کمیت است». آسان است که فهرستی طویل از کارهای خود داشته باشید و احساس کنید که موارد بسیاری را انجام داده‌اید. اما این مهم نیست، مهم این است که بدانید چقدر مؤثر بوده‌اید و کار شما واقعاً چقدر اهمیت داشته است.

۴٫ چک لیست خود را کوتاه کنید.

ممکن است باور نکنید، اما اگر واقعاً می‌خواهید موفق باشید،چک لیست خود را بسیار کوتاه کنید. درواقع توصیه می‌شود روزانه بیش از سه مورد در فهرست خود نداشته باشید. بعضی از افراد خیلی موفق در چک لیست خود تنها یک کاردارند. از خودتان بپرسید: کدام کار است که اگر امروز آن را انجام دهم من و یا کسب‌وکار من ترقی می‌کند؟

۵٫ چک لیست را شب قبل بنویسید.

سعی کنید چک لیست را شب قبل از کار بنویسید، تا از آنچه فردا رقم خواهد خورد تصویری روشن داشته باشید. سپس، بلافاصله بعد از بیدار شدن از خواب، وقتی برای تلف کردن ندارید می‌توانید اولین کار فهرست را فوراً شروع کنید.

۶٫ چند کار را باهم انجام ندهید.

تحقیقات نشان می‌دهد که کار کردن همزمان می‌تواند بازده شما را کاهش بدهد. وقتی شما به‌طور مداوم با چند کار در یک‌زمان مشغول هستید، هرگز قادر نخواهید بود در یک کار عمیق شوید، آن را به اتمام برسانید و از تمام توانایی خود در انجام دادن آن استفاده کنید. کار کردن همزمان بودن می‌تواند باعث ایجاد استرس و اضطراب نیز شود که این امر خود مانعی درحرکت‌های موفقیت‌آمیز در کسب‌وکار و زندگی خواهد بود.

۷٫ از برنامه‌ی «اگر-آنگاه» استفاده کنید.

برنامه‌ریزی «اگر-آنگاه» یک استراتژی در جهت کمک به شما برای رسیدن به اهداف و پایان دادن یک پروژه است. این برنامه‌ریزی نه‌تنها چک لیست شمارا شامل می‌شود بلکه زمان و مکان انجام آن‌ها را نیز مشخص می‌کند. قالبی که روانشناسان تائید کرده‌اند و گزارش داده‌اند که احتمال رسیدن به یک هدف را تا ۲۰۰-۳۰۰ درصد افزایش می‌دهد این‌گونه است: اگر …رخ بدهد، آنگاه من…. به‌عنوان مثال: «هنگامی‌که ساعت سه بعدازظهر شود، آنگاه من کارهای دم دستم را متوقف می‌کنم و روی فلان پروژه کار می‌کنم.» مثال دیگر هم می‌تواند این باشد: «اگر روز دوشنبه یا سه‌شنبه شود، آنگاه بعد از کار به باشگاه خواهم رفت.»

۸٫ ایمیل خود را به‌طور مداوم در طول روز چک نکنید.

گاهی مواقع یک به‌روزرسانی صندوق ورودی شما می‌تواند به ساعت‌ها پاسخ دادن، حذف و نوشتن ایمیل‌ها منجر شود. به‌جای اینکه خود را به سیاه‌چال ایمیل‌ها بسپارید، دو یا سه زمان مشخص در روز برای چک کردن ایمیل‌هایتان اختصاص دهید. یکی در صبح، یکی در بعدازظهر و یکی در شب. نکته‌ی مهم اینکه وقتی بیدار می‌شوید ایمیل خود را چک نکنید. این کار می‌تواند شمارا از مهم‌ترین موارد مشخص‌شده در چک لیست منحرف کند.

 

۹٫ به خودتان اولویت بدهید.

گاهی اوقات وقتی ما بیش‌ازحد بر روی انجام کارها تمرکز می‌کنیم، فراموشمان می‌شود که باید مراقب خودمان هم باشیم. به حدی خود را در انجام دادن کارهای لیست خود غرق نکنید که سلامت و رفاهتان را به خطر بیندازد. اطمینان حاصل کنید که تعادل سالم را حفظ می‌کنید که شامل ورزش، رژیم غذایی، روابط اجتماعی و چیزهای دیگری است که به شما لذت می‌دهد و شمارا از فرسایش دور می‌کند. یک‌راه خوب برای انجام این کار چک کردن مرتب خودتان است. سؤالات زیر را از خود بپرسید: روابط من با دوستان و خانواده‌ام چگونه است؟‌ آیا زمانی که این هفته بیرون از منزل بده‌ام کافی نیست؟ آیا این هفته باشگاه رفته‌ام؟

۱۰٫ تنفس بدهید.

تنفس بدهید، تفریح کنید، پیاده‌روی کنید، چند صفحه از یک کتاب را مطالعه کنید، موسیقی گوش کنید. اجازه ندهید سرتان فقط به چک لیست گرم باشد. اگر احساس اضطراب و یا ناراحتی دارید، چند دقیقه تنفس بدهید و دست از کار بکشید. آنگاه احساس می‌کنید مغزتان روشن‌شده و برای گلاویز شدن با چک لیست آماده‌شده‌اید.

برگرفته از: Calendar

مترجم: حمیدرضا عرفانی‌فر

برای مشاهده پروفایل این فریلنسر در کاریشه اینجا را کلیک کنید.

مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *