چگونه پروژه‌های برون سپاری را کنترل کنیم؟

چگونه پروژه‌های برون سپاری را کنترل کنیم؟

این روزها برون سپاری به بخش مهمی از فعالیت بسیاری از شرکت‌ها و مدیران تبدیل شده است تا جایی که آنها بخشی از کارهای خود را به افرادی خارج از سیستم واگذار کرده و به صورت پیمانکاری با آنها همکار می‌شوند. این اتفاق بیشتر در کسب و کارهای اینترنتی رخ می‌دهد و فریلنسرها به صورت دورکاری با کارفرمایان کار می‌کنند.

در دنیایی که هر روز به صورت مداوم تکنولوژی‌های ارتباطی با قدرت بیشتری رشد می‌کنند و امکان برقراری ارتباط را راحت‌تر کرده‌اند، برون سپاری پروژه‌ها می‌تواند کمک بسیاری برای مدیران و صاحبان کسب و کار داشته باشد و راهی در مسیر رسیدن به اهداف آنها محسوب شود.

مزایای برون سپاری چیست؟

برون سپاری مزایای بسیاری دارد که برخی از آنها عبارتند از:

  • صرفه جویی در هزینه‌ها
  • کاهش زمان
  • محدود کردن کادر اداری و سازمانی
  • افزایش انعطاف‌پذیری مجموعه
  • کاهش حجم مسئولیت مدیریت
  • استفاده از تجربه، توانایی و علم فریلنسرها برای بالا بردن کیفیت کار
  • از میان برداشتن هزینه‌هایی چون مالیات، بیمه و …

درست است که برون سپاری می‌تواند مزایای بسیاری در کسب و کار به همراه داشته باشد و شرایط خوبی برای مدیران ایجاد نماید اما باید تاکید کرد تنها زمانی می‌توان گفت برون سپاری سودمند بوده که تمامی کارها به صورت اصولی انجام گیرد و پروژه‌هایی که به فریلنسرها سپرده می‌شود با نهایت دقت عملی شود و به نحوی پیش برود که کارفرما بتواند بدون دغدغه به سایر امور کسب و کار خود بپردازد.

چه نوع فعالیت‌هایی با برون سپاری تناسب دارند؟

همان طور که گفته شد اصلی‌ترین فعالیت‌هایی که برای برون سپاری مناسب هستند، فعالیت‌هایی در حوزه کسب و کارهای اینترنتی است که نمونه‌هایی از آنها عبارتند از:

  • عکاسی و فیلمبرداری
  • طراحی و گرافیک از جمله لوگو، بنر و ست اداری
  • محتوای چند رسانه ای مانند تیزر تبلیغاتی، موشن گرافیک و انیمیشن
  • تولید محتوای وب سایت و شبکه‌های اجتماعی
  • پشتیبانی سایت و شبکه‌های اجتماعی
  • تولید محتوای سئو
  • برنامه نویسی
  • پاسخگویی به تلفن
  • نگارش و ترجمه
  • و …

به طور کل می‌توان گفت فعالیت‌هایی که انجام دادن آنها نیازی به حضور افراد در شرکت نیست، می‌توانند نمونه‌های مناسبی برای برون سپاری به حساب بیایند. توجه داشته باشید واگذاری برخی کارها به فریلنسرها که برای یک کسب و کار بسیار حیاتی هستند، اشتباه بسیار بزرگی است. این اتفاق سبب بالا بردن ریسک شده و می‌تواند سبب ایجاد آسیب‌های گوناگونی در سیستم یک کسب و کار شود.

گام نخست برای یک برون سپاری موفق

باید بگوییم یک برون سپاری موفق تنها زمانی میسر می‌شود که بتوان خط و مشی مشخصی برای آن تعیین کرد و اهداف را مشخص نمود. در واقع اگر کارفرمایان در ابتدای راه خود را ملزم کنند که به چندین سوال پاسخ دهند، می‌توانند در بهترین شرایط پروژه‌های خود را به فریلنسرها بسپارند.

  • چه مسئولیتی قرار است به فریلنسرها واگذار شود؟
  • برای کار خود به چه تعداد فریلنسر احتیاج داریم؟
  • توقعاتی که فریلنسرها باید برطرف سازند کدام است؟
  • نحوه انجام خواست‌iهایمان توسط فریلنسرها به چه صورتی است؟
  • شرایط مالی و نحوه قرار داد با فریلنسرها چگونه است؟

پاسخ به این سوالات می‌تواند راهی روشن برای تمامی کارفرمایان ایجاد کند و مسیر را به گونه‌ای پیش ببرد که دستیابی به تمامی اهداف میسر شود.

حتما بخوانید: ۶ دلیل برای استخدام یک فریلنسر برای انجام کارهای شما

چگونه پروژه‌های برون سپاری را کنترل کنیم؟

شاید بسیاری از کارفرمایان تصور کنند کنترل پروژه‌های برون سپاری امری بسیار مشکل است اما باید بگوییم با انجام تنها چندین اقدام می‌توان بهترین شرایط را جهت کنترل پروژه‌های برون سپاری انجام داد. این اقدامات به شرح ذیل است:

  • تهیه شرح پروژه

در گام نخست باید شرحی از کلیه نیازها، خواست‌ها و توقعات کارفرما و همچنین چگونگی انجام پروژه، تهیه شده و در دسترس فریلنسرها قرار بگیرد تا آنها با در دست داشتن افقی روشن از چیستی و چگونگی انجام پروژه، بتوانند به بهترین شکل کار خود را انجام دهند.

  • زمانبندی دقیق

یکی دیگر از اقدامات بسیار مهم و موثر تعیین زمانبندی دقیق پروژه‌ها است به نحوی که فریلنسرها زمان آغاز و همچنین پایان پروژه را بدانند تا به بهترین شکل و در زمان بندی تعیین شده آن را تحویل دهند.

  • تقسیم یک پروژه به بخش‌های مختلف

بهتر است یک پروژه را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کرده و از فریلنسر خواسته شود تا پس از انجام هر بخش آن را تحویل دهند. این کار می‌تواند کارفرما را در جریان پیشرفت‌های پروژه قرار داده تا وی بتواند نسبت به انجام هر چه بهتر پروژه نظارت لازم را داشته باشد.

 

مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *